Kriterienkatalog

Die erfolgreiche Auswahl eines CRM-Tools setzt eine klare Analyse anhand eines Kriterienkataloges voraus. Die Erfahrung der Cintellic Consulting Group zeigt, dass es wichtig ist, die Betrachtung der Auswahlkriterien nicht nur auf die Funktionen des Tools zu beschränken, sondern auch weiche Faktoren und die interne Organisation zu berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung dieser drei Bereiche:

1) Integration aller Stakeholder:

Die Organisation des Projektmanagements bei der CRM-Toolauswahl sollte alle direkt (Fachseite, IT) und indirekt (Einkauf, Finanzen, BR) betroffenen Fachbereiche integrieren. Alle Stakeholder haben ihre eigenen Gründe für oder gegen das Projekt. Je früher alle an einen Tisch geholt werden und transparent und offen kommuniziert wird, desto schneller und erfolgreicher wird das Projekt in der Folge umgesetzt. Wichtig ist, dass jeder Projektteilnehmer/in seine Aufgabe und Rolle sowie die der anderen Teilnehmer/innen im Projekt kennt. Das folgende Schaubild zeigt mögliche Stakeholder in der Toolsauswahl.

 

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2) Kommunikation in den Mittelpunkt rücken:

Um die angesprochene Integration aller Projekt-Stakeholder zu gewährleisten, muss die transparente Projektkommunikation im Mittelpunkt stehen. Wie im unteren Schaubild visualisiert, werden 5 Bereiche beeinflusst. So werden bei der Definition der Anforderungen durch gemeinsames Erarbeiten der sogenannten Hard-facts an das CRM-Tool, etwaige Betroffene abgeholt und in das Projekt integriert. Dies senkt im weiteren Projektverlauf die Implementierungs- und Betriebsaufwände und stellt die Lizenzkosten und das Lizenzmodell für alle Beteiligten transparent dar. Die Kommunikation ermöglicht allen Beteiligten einen objektiven Blickwinkel innerhalb des Auswahlprozesses einzunehmen. Dies ist in den Prozessen der Revisionssicherheit im Nachgang ein wichtiger Vorteil.

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3) Struktur der Bewertungskriterien:

Die Kriterien für die Beurteilung der Kampagnenmanagementlösung müssen dabei an der Zielsetzung ausgerichtet werden. Für die Aufstellung der Kriterien sollten folgende Fragestellungen beantwortet werden:

  • Welche Möglichkeiten habe ich zur Anbindung von internen Daten, z. B. aus dem DWH, oder von externen Daten, z. B. aus einer Datenbank?
  • Wie hoch sind die Aufwände für die Integration neuer Datensätze?
  • Wie hoch sind die Aufwände für das Training der Anwender?
  • Wie hoch sind die Aufwände für die Implementierung innerhalb des eigenen Systems?
  • Gibt es einen Support in deutscher Sprache oder beherrschen die Anwender englischsprachige Systeme?
  • Wie sehen die geplanten Weiterentwicklungen des Tools aus? Passt die Roadmap zu den eigenen Zielen?
  • Gibt es passende Referenzen aus der eigenen Branche?
  • Welche Reputation hat der Anbieter?

Die erarbeiteten Kriterien sollten im Anschluss gruppiert und gewichtet werden. Zusätzlich sollte eine tiefgehende Analyse der internen Voraussetzungen sowie der Anforderungen an die Software durchgeführt werden. Hierbei werden die Anforderungen von sowohl der Fachseite als auch der Seite des IT-Teams miteinbezogen.

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Die gewichteten Erfolgskriterien bilden die Basis für den späteren Prozess der CRM-Toolauswahl. Der Entscheidungsweg wird dokumentiert und kann jederzeit belegt werden.

 


PDF Download:
 Vorgehensmodell Toolauswahl – Der richtige Weg zum passenden CRM-Tool

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